เรามาทำความเข้าใจคำว่า Automation กันก่อน ว่ามันคือ ‘กระบวนการหรือขั้นตอนใดๆที่เกิดขึ้นโดยใช้แรงงานของคนน้อยที่สุด’ ดังนั้นเป้าหมายหลักในการเริ่มต้น automate ชีวิตของคุณ คือ การกำจัดการมีส่วนร่วมหรือการออกแรงของคุณในการทำงานต่างๆให้สำเร็จลุล่วง เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องมาเหนื่อย กังวล หรือเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในความสนใจของคุณ และยังมีเวลาทำในสิ่งที่คุณรักมากขึ้นอีกด้วย
เริ่มต้นง่ายๆ ได้ด้วย 4 วิธีการดังนี้
- Automation Through Elimination อันดับแรกคุณต้องสำรวจก่อนว่า “งานใดในหนึ่งวันของคุณที่สามารถกำจัดออกไปได้?” โดยการแยกรายละเอียดของสิ่งที่คุณต้องทำออกมาในทุกๆ 5 นาที (หากละเอียดเกินไปสามารถ ดูเป็นรายชั่วโมงหรือรายวันได้เช่นกัน) เพื่อให้เห็นได้ชัดเจนขึ้นว่าขั้นตอนไหนคุณไม่จำเป็นต้องลงแรงในการทำ เช่น งานจ่ายบิลต่างๆ ที่ในปัจจุบันระบบสามารถตั้งค่าให้จ่ายอัตโนมัติได้แล้ว
- Automation Through Process วิธีการทำงานถือเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการทำ Automation ขอให้คุณลองตั้งคำถามกับตัวเองว่า “ลำดับขั้นตอนใดที่เหมาะสมที่สุดในการทำงานงานนั้น?” เช่น เมื่อคุณลุกจากเตียงในตอนเช้าเพื่อไปเข้าห้องน้ำ คุณสามารถเตรียมเสื้อผ้าเพื่อไปอาบน้ำพร้อมกันได้เลย เพื่อลดระยะทางและระยะเวลาที่คุณต้องใช้ในการเดินเข้าออกห้องน้ำสองครั้ง ซึ่งดีเทลเล็กๆเหล่านี้ควรถูกนำมาพิจารณาเพื่อเพิ่มเวลาว่างให้กับคุณ
- Automation Through Assistance ก่อนที่คุณจะลงมือทำอะไรก็ตาม ให้ลองตั้งคำถามก่อนว่า “มีใครหรืออะไรบ้างที่จะสามารถช่วยทำงานนี้แทนคุณได้?” หลายครั้งคุณจะพบว่าคุณสามารถว่าจ้างหรือหาผู้ช่วยเพื่อแจกจ่ายบางงานออกไปได้ เพื่อให้คุณมีเวลาทำงานที่สำคัญกว่า หรืองานที่จำเป็นต้องเป็นคุณเท่านั้นที่ทำ เช่น การจ้างแม่บ้านในการดูแลความสะอาดบ้านให้กับคุณ เพื่อให้คุณมีเวลาในการทำงานเพื่อสร้างรายได้ให้กับตัวเองมากยิ่งขึ้น แต่ก็ต้องระวังในเรื่องการบริหารจัดการคนให้ดี ไม่อย่างนั้นแล้วการติดต่อสื่อสารกับคน อาจดึงเวลาไปจากคุณมากกว่าการลงมือทำเองหรือใช้อุปกรณ์ช่วยเสียอีก
- Automation Through Technology ทุกวันนี้เราใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือต่างๆอยู่ตลอดเวลา หากเราลองศึกษาวิธีการใช้งาน Program Software หรือ Application ต่างๆที่เราใช้อยู่เป็นประจำ อาจจะค้นพบ tricks & tips ที่ช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากขึ้น ยกตัวอย่างคำสั่งง่ายๆ เช่น การจัดเรียงหน้ากระดาษใน Microsoft Word ไปจนถึงการใช้ Mail Merge เพื่อช่วยดึงข้อมูลที่แตกต่างกันจาก Excel มาใส่ใน format ของเอกสารที่ต้องการ
เพื่อให้คุณประสบความสำเร็จในการเริ่มต้น Automate ชีวิต คุณลองจินตนาการถึงสิ่งที่คุณใฝ่ฝันที่จะทำแต่ไม่สามารถทำได้ก่อนหน้านี้เพราะเวลาไม่เพียงพอ เพื่อเป็นแรงผลักดันให้คุณเริ่มต้นหาสิ่งเล็กๆที่จะ automate ในหนึ่งวัน เพราะเมื่อผ่านไป 1 ปี คุณจะพบว่าตัวเองมีถึง 365 สิ่งที่ถูกพัฒนาให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นไปแล้ว!
